亚洲通做好2018级新生档案及相关材料收集工作的通知

各院、部(系)：

为做好2018级新生档案的收集工作，现将2018级新生档案(国家统招的全日制专科、本科及硕士研究生档案)的收集范围及有关事项通知如下：

一、收集范围：

1、新生入学前形成的档案，如高中档案、专科档案、本科档案。学生不能私自拆封档案。

2、录取通知书。盖章那一联。请移交前学生个人复印一份自存。

3、团员材料，指入团志愿书、入团申请书（团员证不入档案，由学生自己保管）。

4、学生登记卡。一式两份，每份学生登记卡需在学生照片处加盖学工处公章。其中一份装订成册入综合档案库房，一份不装订入学生个人档案。

5、新生入学体检表。

6、其它材料，如自考学历档案。

二、要求：

1、以上材料均由各班收齐后移交档案馆，移交的材料应把同一个人的材料作为一份，按档案收集范围：新生档案、录取通知书、团员材料、学生登记卡、入学体检表、其它材料的顺序排列，各人之间按教务部门提供的班级花名册顺序排序。有部分学生的档案已由招就办交到档案馆，移交档案时到档案馆签领，名单见附件1。

2、如档案已在人才中心的同学，需要学校开具调档函的，请到档案馆办理。3、归档整理时间在学工群另行通知（大约在10月底11月初）。

4、以上各类材料移交时要提供打印的纸质版《档案移交清单》一式两份，移交前由辅导员在“移交人”处签名，并发送电子版至邮箱：1754501580@qq.com,移交清单格式见附件2。要求“学号”、“姓名”两栏数据根据教务部门提供的班级花名册顺序打印，不能手写。

5、应装订的学生登记卡请按规定样式装订，样式见附件3。

6、各班学生档案的整理由辅导员指定该班学生干部（3-6人）负责。

步骤：①先到档案馆领取档案袋填写学生的基本资料；

②按收集范围和要求到档案馆整理学生档案和换袋。

联系人： 陈老师  电话：66893065  

地址：图书馆六楼学生档案管理室

附件1：招就办移交给档案馆的学生档案清单,附件2：2018级学生档案移交清单

附件3：学生登记卡装订成册样式

海南医学院档案馆

                                2018-10-9