海南医学院财会类档案工作规范

为了加强亚洲通：财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会主义经济事业服务，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》精神，结合本校实际，制定本规范。

一、财会档案工作的基本原则

（一）凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等材料，均属财会档案。

（二）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

（三）财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划、纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

二、财会档案归档范围的确定

（一）反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。

（二）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附件。

（三）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

（四）不归档的文件材料

1．上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；

2．未定稿的文件；

3．重份文件及校内其他单位发来的文件；

4．未生效的合同、协议、单据；

5．无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。

三、财会档案工作岗位职责

（一）分管财会工作的校领导职责

1、组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入学校工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件；

2、定期检查和研究解决财会档案工作存在的实际问题。

（二）财会部门领导职责

1、制定和健全财会工作管理制度，确保财会文件材料的形成积累，将财会档案纳入日常管理工作之中，并监督承办人员执行；指导本部门专（兼）职档案人员的工作。

2、加强同档案馆联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；

3、指导财会档案的鉴定工作。

（三）财会部门会计人员职责

1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。

2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。

（四）财会部门兼职档案人员职责

1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集积累工作。将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷。

2.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。

3、接受档案馆的业务指导、监督、检查， 并做好交办的有关档案等工作。

4、负责编制财会档案移交清册，按时向学校档案馆移交档案。

（五） 学校档案馆职责

1、 贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定学校财会档案工作各项规章制度；

2、 监督、指导、检查、协助财会部门做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收财会档案是否完整、准确和系统；

3、负责财会档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作；

4、 积极开发财会档案信息资源，充分发挥其作用；

5、遵守国家有关法规，保证财会档案的安全。

四、财会文件材料的部门立卷及归档流程

（一）整理组卷

1.亚洲通：财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向档案馆移交。

3.立卷分类

立卷材料采用:年度—问题—保管期限分类法组卷。

先按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

在每个年度下将财会档案分为二级类目（即问题项）,即分为财会综合（标识为CK11）、会计报表（标识为CK12）、会计帐簿（标识为CK13）、会计凭证（标识为CK14）、工资清册（标识为CK15）。

财会档案的保管期限分为永久、长期、短期，具体保管期限见附件。

4．编案卷号

按保管期限分别编流水案卷号，不同保管期限的案卷分别编不同的流水案卷号，从1开始标注。

5.编写页号，每卷页号均从 1 开始标注，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

6.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

7.案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用钢笔书写，字迹工整、清晰。

（二）归档验收

1.当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。

2.财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管1年，期满后的次年 6 月底前由财会部门兼职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续。

3.财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

4.档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

5.档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。

五、财会档案的管理

（一） 编目

学校档案馆按照年度—问题—保管期限分类法，以案卷为对象编制案卷目录，目录设置序号、档号、案卷题名、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。

（二）利用计算机进行管理

将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。

（三）排架

在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放，档案柜应有档案存放标示牌。

（四）保管

1、财会档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2、档案入库时应检查帐、物相符。

3、档案馆应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

（五）鉴定和销毁

1、档案馆应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

2、档案馆和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案做出销毁或延长保管期限的意见，登记造册经分管校领导批准后，方可销毁。

3、对于未结清的债权、债务的原始凭证，延长其保管期限由档案馆保管到债权债务结清时为止。

4、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（六）统计

1.档案馆要确定专人负责统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省档案局的要求及时报送各种报表。
2.档案馆对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

六、财会档案的开发利用

（一）档案馆人员要熟悉库藏，努力开发利用财会档案信息资源，为提高学校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。

（二）阅览

1、档案馆应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

2、健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

（三）根据财会管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料为利用者服务。

七、附则

（一）本《规范》由本校档案馆负责解释。

（二）本《规范》自发文之日起施行。

附件：

财会类档案归档范围和保管期限表