海南医学院科学技术研究类档案工作规范

为了加强亚洲通：科研档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据国家教委发布的《高等学校科学技术研究类档案工作规范》的规定，结合亚洲通：的实际情况，特制定《海南医学院科学技术研究类档案工作规范》（以下简称《规范》）。

一、总则

（一）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

（三）科研档案归档范围：

1、经亚洲通：申报的由各级政府下达的科研课题。

2、亚洲通：立项的科研课题。

3、亚洲通：与民间、社会团体、企业和地方政府和国外科研机构协作的科研课题。

4、民间、社会团体、企业和地方政府委托亚洲通：的科研课题。

5、民间、社会团体、企业资助的科研课题。

6、系列研究的鉴定、成果申报材料。

7、与国外合作的研究课题一般应归入外事类，但由于其科研属性，一并在此规范。

（四）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须反映其活动的全过程，保持其成套性。

以下情况形成的科研文件材料可保存复印件：

1、合作课题中组长单位要求保存原始材料，或合作课题中协议规定对方保存原始技术资料的，我方可保存复印件，但复印件须经双方负责人签字盖章并注明原件保管单位。

2、外出完成课题，对方要求保存原始技术材料者，我方可保留复印件，但须对方科研管理部门盖章并注明原件由其归档。

（五）亚洲通：工作人员在职务活动过程中产生的科研档案的所有权归海南医学院。

二、科研档案的建立

（一）每一科研项目或课题建立一份档案。课题实施期间，科研档案由科研部指定专人建档。国家规定的有密级的科研档案和政府有特殊要求的课题的科研档案按有关规定管理。

（二）科研档案包括以下内容：

1、科研综合管理的文件材料，包括科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理等文件材料，申报科学基金及有关批复，学会工作（学术活动）材料等。

2、项目或课题产生的文件材料

（1）下达科研课题的文件、协议

（2）科研计划书和科研设计

（3）开题报告

（4）各种科研原始记录（包括实验记录、病例收集表、总结表、统计表、计算手稿、电子文件、图片、声像材料等）

（5）科研阶段小结

（6）科研检查、稽查报告

（7）科研小组讨论记录

（8）科研论文、科研报告、专利证书

（9）结题报告，或验收报告，或终结报告

（10）鉴定材料和鉴定报告

（11）科研成果奖励证书（复印件）

（三）科研档案在开题报告后3天内设立。科研原始记录在结题前入档，其它各项材料在各科研阶段完成后及时入档。入档时，课题主持人提交的文件材料，须由课题主持人在文件材料上签字，科研科盖章；检查、稽查记录由科研科盖章。科研部须按时检查并监督有关材料入档。

（四）由亚洲通：管理在校外实施的课题，科研原始记录须归回亚洲通：。如果课题实施单位有规定保存原始数据者，可提供复印件，但须经课题实施单位盖章和提供真实性证明。

（五）每一份科研活动资料和科研总结资料，须由课题主持人签字提交，接收人签字接收，并在档案目录上登记。

（六）科研过程中，须保存科研完整的记录。研究生、学生和其他助手记录的科研记录，须由课题组成员签字审阅认可。

（七）收入科研档案中的材料不得取消和更换。如果有错误需要纠正，以添加更正说明文件或更正文件纠正。

（八）研究人员未提交应当提交的档案资料者，停止一切有关科研手续、财务手续和人事手续，学校不承认其科研活动和结果的真实性。

（九）以下文件材料不归档

1．上级有关科研普发的(非专指高校)不办的、未定稿的文件，未生效的合同、协议。

2．未按科研管理程序列入计划、未经鉴定的项目材料。

3．重份文件。

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件。

5．非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件。

6．校内其他单位发来的文件。

7．与校外单位交换来的材料。

三、科研文件材料的整理与归档流程

（一）文件材料的收集

1、开题报告前，科研部建立科研档案，其文件材料包括：下达课题的各种文件、计划任务书，并由档案室获取档案登记号（即：按结题年预定归档号，如A课题2008年结题，预定归档号为2008—KY12，如此类推），没有档案登记号的课题，不得开题。开题后，开题报告入档。

2、管理文件：在科研过程中，有关课题的文件（包括管理、监察、稽查等）在下发到课题责任人时，同时将原件或复印件放入档案。课题负责人从其它途径接到相关文件时，将原件送科研部存入档案。存入的复印件应加盖科研部印章。

3、科研记录：在科研过程中，科研记录由课题负责人负责收集、核实和保存。在结题前，由课题负责人交科研部入档。

4、科研成果：包括论文、科研报告和专利证书由课题负责人在结题前提交科研部。

5、结题证书：科研部在接到结题证书后归档。

6、文件和科研记录入档后，须立即登记、签名。

（二）整理

1、初级整理：

（1）装订

归档文件按件装订。装订时，正件在前，定稿在后合为一件；正文在前，附件在后合为一件；原件在前，复制件在后合为一件；用无锈钢钉装订或用线装订，采用左下对齐，左侧装订。

（2）课题负责人负责科研记录、科研设计、开题报告、科研小组讨论记录和科研阶段小结、科研论文、科研报告、专利证书、结题报告，或验收报告，或终结报告的整理工作，整理后于结题前交科研部。

（3）科研部负责管理文件、协议、科研计划书、科研检查和稽查报告、鉴定材料和鉴定报告、科研成果奖励证书的整理。并与课题负责人提交的材料统一入档。

2、最终整理：由学校档案室实行，包括：

（1）分类方法。归档文件采用年度—问题（分类号）—保管期限方法进行分类。

年度：综合管理的文件材料归入其形成年度，课题（项目）的文件材料归入其结题年度。

问题（分类号）：科学研究类档案（分类号代码：KY）为一级类目，按二级类目分类，其中分为综合和单个课题（项目）类目。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为“11”（分类号为KY11），单个课题（项目）其代码从12开始（分类号为KY12，继而依次层累为KY13……KY99，但10、20……等带“0”的数字不用）。

保管期限：在二级类目内将文件材料按其保存价值划定为永久（代码：Y）、长期（代码：C）、短期（代码：D）三个保管期限。

（2）排列

归档文件在二级类目内，按保管期限排列，同一保管期限同一科研阶段的文件材料集中排列，不同保管期限的文件材料分别排列。

（3）编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，其中保管期限、问题项填写其代码号。件号编制方法为：在二级类目内同一保管期限编一个流水号，即从“1”开始标注流水件号。

（4）编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，其编制格式如下：

归 档 文 件 目 录

（填写档号和项目名称）

盒号	件号	责任者	文号	题 名	日期	页数	备注

（5）装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（三）归档验收

1．课题组验收

课题组由课题负责人对课题组各成员在科研活动中的记录进行验收并交科研部。确保科研工作的真实性、客观性和档案的完整性。课题负责人对科研记录的真伪和完整性承担一切责任。

2、科研部验收

科研部对课题负责人提供的档案材料进行验收。检查科研材料是否规范，并检查文件材料的完整性。科研部对档案材料的完整性承担责任。

3、档案室验收

档案室验收为形式审查和完整性检查。科研档案必须符合规定的形式和档案要求的各项内容。

（四）归档

1、课题组填写科研材料移交目录一式二份，连同科研材料在结题前归入科研部。经科研部整理后，填写科研档案移交目录一式二份连同各管理文件，在鉴定验收后两个月内移交综合档案室归档。档案交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内整理成套并移交科研部门。

2、重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学院档案部门参加。

3、归档时档案部门应进行审查、验收、并签署意见，加盖档案部门印章。凡归档不完整、不齐全者，学院档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得予以申报成果。

4、档案室每年检查一次未归档的科研档案，并向科研部通报。

四、科研档案的管理

（一）储存保管

1、科研档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。

2、科研档案存放在学校档案库房内，在全宗内依档号顺序排放，各柜应有档案存放标示牌。

3、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

（二）鉴定和销毁

1、归档前鉴定：由科研部组织课题组、科研管理部门和综合档案部门三结合小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。鉴定包括对科研文件材料进行整体鉴定和保管期限、密级的划分。密级划分为绝密、机密、秘密级三种，按《科学技术保密规定》办理，并报科研部门会同学校保密委员会审核和备案。承担国家密级课题（项目）的课题（项目）组，从接受任务开始，必须遵守保密规定，并报学校保密委员会备案。以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级：

（1）属于重大级研究课题档案划定为永久保管期限，主要指：国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖（含二等奖）的项目档案；对自然现象（如药物、疾病等）的系统观测和资源、疾病等的调查、考察中积累的重要基础档案资料。

（2）属于重要级研究课题档案划定为永久保管期限，主要指：国家各部门和省下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省级三等以下科技成果奖（含三等）的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。

（3）属一般级研究课题的档案划定为长期保管期限，主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

科研综合管理文件材料，本校产生的、上级专指的一般划定为长期保管期限，上级非专指的有关文件材料划定为短期保管期限。

2、归档后鉴定和销毁

由档案部门对已满期的档案进行鉴定。在分管院长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管院长批准后，方可存毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

（三） 档案的补充与修改

1．科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的保管期限进行调整。

2．对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经有关主管负责人批准同意，严禁擅自修改已归档的任何科研文件材料。

3．档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。

五、科研档案的开发利用

（一）努力开发利用科研档案信息资源，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

（二）借阅

1．档案部门人员要熟悉库藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。

2．学院档案尚未向社会开放之前，其他单位或个人需借阅和复印时，应持单位介绍信，经档案室主任或院办主任同意、科研部批准后，方可查阅。涉及重大问题和机密的，报请校领导批准。

3、借阅和复印科研档案须登记备案，并在档案室借阅。

4、未向社会开放的科研档案没有校主管领导的批准，不得带出档案室。对借出档案，要保护完整并及时归还。

（三）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

（四）根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。

六、科研档案工作岗位责任制

（一）分管科研工作的校领导的职责

1．组织贯彻国家有关档案工作的方针、政策和法规，把科研档案工作列入学校科研工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展科研档案工作提供条件。

2．定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

（二）科研部门领导职责

1．将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划，并督促各部门执行。

2．催促课题负责人、专（兼）职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。

3．组织参加对科研类档案归档文件材料质量及保管情况的检查。

4．指导科研类档案的鉴定和密级的确定等工作。

（三）学校档案部门职责

1．根据国家有关档案工作的方针、政策和法规、制定学校档案工作的各项管理制度。

2．监督、指导、检查、协助科研人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

3．负责科研类档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

4．积极组织开发科研档案信息资源，充分发挥其作用。

5．遵守国家亚洲通科技保密的规定，保证科技机密及档案的安全、维护本单位和科技人员的合法权益。

（四）研究中心（室）、教研室主任职责

1．把建立科研档案列为本部门的工作内容之一。提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

2．研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，确定保管期限和密级，并签署意见。

（五）课题组长职责

1．主持研究课题文件材料的整理和归档工作，提出建档计划，明确课题组成员形成积累有关文件材料的任务，在课题结束后，组织收齐并系统归档，做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

2．提出归档文件保管期限和密级，组织填写归档文件目录及档案移交清单。

3．向科研部办理移交手续。

（六）科技人员职责

1．按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。

2．课题完成后，整理出本人承担任务部分的科研文件材料，做到质量符合要求。

七、附 则

（一）本《规范》由本校科研部、综合档案室负责解释。

（二）本《规定》自发文之日起施行。

（三）原《海南医学院科研类档案归档制度》同时作废。