海南医学院外事类档案工作规范
为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在对外交流、教学、科研活动中的作用，依据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本校实际，制定本规范。
一、外事档案工作的基本原则
（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属外事档案。
（二）外事档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
（四）外事部门（对外关系部、国际教育学院）要有一位负责人分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案人员负责收集、积累、归档。
（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、治疗、人才交流服务。
二、外事档案归档范围
（一）学校在外事管理和外事活动中形成的对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用的文件材料均归档。
（二）归档的主要内容包括外事综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。
（三）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（四）不归档的材料
1. 上级亚洲通外事工作普发、不办的文件材料；
2. 未定稿的各种文件；
3. 未生效的合同、协议书；
4. 无查考利用价值的一般性、临时性函件；
5. 重份文件。
三、外事档案的保管期限
外事档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体保管期限见附件。
四、外事文件材料的归档流程
（一）形成积累
1. 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理，按规定向学校档案部门移交。
2. 归档的外事文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3. 外事部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。
4. 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给学校档案部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。
（二）整理方法
归档文件以件为整理单位。以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1.装订
归档文件应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
2.分类方案
外事档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分为永久或定期。
3.排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目（即：保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。
5.编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
6.装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
7.备考表
备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（三）归档时间
外事文件材料于次年3月前，由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门，由档案部门最后整理归档和制作全引目录并于6月底前将其目录报省档案局登记。
五、外事档案的管理
（一）分类编号
1.外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下：
20××-WS-Y或30或10-1～n
“20××”为年度号，使用自然年度；“WS”为外事档案分类号，即外事类档案一级类目代号；“Y或30或
（二）利用计算机进行管理
将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。
（三）排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。
（四）保管
1. 外事档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2. 库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
3. 库房标准温度为14—
4. 档案入库时应检查帐、物相符。
5. 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（五）鉴定和销毁
1. 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2.档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校领导批准后，方可存毁。
3. 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（六）统计
1. 档案部门要确定专人负责统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆（室）内各种情况数据，按省档案局的要求及时报送各种报表。
2. 档案部门对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
六、外事档案的开发利用
（一）档案部门人员要熟悉库藏，努力开发利用外事档案信息资源，为提高本校管理、教学、科研医疗水平、社会效益和经济效益服务。
（二）阅览
1. 馆（室）应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2. 健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（三）根据外事管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。
七、 外事档案工作岗位责任制
（一）分管外事工作的校领导职责
1．组织学习贯彻国家有关档案工作的方针、政策和法规，把档案工作列入外事工作的发展计划；
2．定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
（二）外事部门（对外关系部、国际教育学院）领导职责
1. 制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督有关部门执行；指导本部门专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高；
2. 加强同档案馆（室）联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3. 指导外事档案的鉴定工作。
（三）外事部门专（兼）职档案员职责
1. 在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工作；
2. 会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；
3. 将收集、积累的外事文件材料，整理、装订整齐，并及时向学校档案部门移交；
4. 完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。
（四）学校档案部门职责
1．根据国家有关档案工作的政策和法规，制定学校外事档案工作各项管理制度；
2. 监督、指导、检查、协助外事部门作好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统；
3. 负责外事档案的接收、保管，组织鉴定、统计和利用等业务工作；
4. 积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用；
5. 遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。
八、附 则
（一）本《规范》由本校档案部门负责解释。
（二）本《规范》自发文之日起施行。
附件：海南医学院外事类档案归档范围和保管期限表
附件
海南医学院外事类档案归档范围和保管期限表
1. 综合
1.1 外事工作统计报表 永久
1.2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 30年
1.3 外事工作会议材料 30年
1.4 上级亚洲通外事工作的文件材料 10年
2. 出国（境）
2.1出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
2.2 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久
2.3国际比赛、竞赛 30年
3. 来校
3.1 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久
3.2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 30年
3.3 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 30年
3.4上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 30年
3.5 国际比赛、竞赛 30年
4. 国际合作与会议
4.1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久
4.2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久
4.3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30年
4.4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
4.5 双方互赠的礼品、纪念品 30年
4.6 国际会议的有关材料 30年
5. 外国留学生工作
5.1 录取审批材料、学籍登记表、学籍卡片 永久
5.2 学生名册 永久
5.3 学习情况、成绩及评语 永久
5.4 教学计划、大纲、安排 永久
5.5 学位论文及学位证书复印件 30年
5.6 学生去向及有关材料 30年