海南医学院出版类档案工作规范
一、出版档案工作的基本原则
（一）学校在编辑出版报纸、刊物、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。
（二） 出版档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
（三）出版档案工作要纳入出版工作规划、计划，纳入各社、部负责人和责任编辑的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。
（四）学校出版部门要有一位负责人分管出版档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责出版文件材料的形成、积累、归档工作。
二、出版档案归档范围的确定
（一）反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料均归档。
（二）归档的主要内容包括综合管理，出版物的编审，出版等方面的内容，具体范围见附件。
（三）归档的重点是本校在出版活动各个阶段所形成的不同载体、形成的文件材料，尤其是出版物本身。
（四）不归档的文件材料
1、上级机关有关出版的普发性（非专指本院）、不办的文件；
2、未生效的合同、协议书；
3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
4、重份文件及院内单位发来的文件；
5、无查考价值的事务性、临时性函件；
6、院外单位交换来的材料；
三、出版档案工作岗位职责
（一）分管出版工作的校领导职责
1．组织学习贯彻国家有关档案工作的方针、政策和法规，把档案工作列入出版工作的发展计划；
2．定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
（二）院出版、编辑部门领导职责
（1）在组织编制出版物的长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要内容。
（2）制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并督促有关负责人和责任编辑执行。
（3）给本部门兼职档案人员开展工作提供条件。
（4）定期检查和研究出版档案工作中存在的问题，并认真予以解决。
（三）出版、编辑部门兼职档案人员职责
1.在部门负责人的指导下，协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。
2.会同部门领导检查、接收责任编辑归档的材料是否完整、系统、准确，是否符合要求。
3.将已收集的文件资料，按规定整理后，于每年3月底以前，集中向学校档案部门办理移交手续。
4.完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。
（四）学校档案部门职责
1.根据国家有关出版工作的方针、政策和法规，制定本校出版档案工作的各种规章制度。
2.指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。
3.负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。
四、出版文件材料的归档流程
（一）形成积累
（1）出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部材料收集整理放入材料积累袋内，随时检查归档材料是否完整、系统、准确，并及时进行补救。
（2）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部（室）主任审查和兼职档案员检查后，编好卷内目录，移交档案馆。
（二）整理方法
归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1. 装订
归档文件材料按件装订。一书一刊组成一件。出版物内的金属物均须除去，修补破损处。文件材料以左下方对齐，在左侧装订。
2. 分类方案
出版档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题（纸质或音像出版物）分类，再在问题下面按保管期限分为永久、长期、短期。
3. 排列
归档文件在一级类目内，按保管期限排列，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件等成套性出版物集中排列。
4. 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。
5. 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
6. 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
7. 备考表
备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写
（三）归档时间
编辑部的兼职档案员应在次年3月底前，将上年度应归档的出版档案，集中向学校档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。由档案馆最后整理归档和制作全引目录并于6月底前将其目录报省档案局登记。
五、出版档案的管理
（一）分类编号
出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下：
20××-CB-Y或C或D-1～n
“20××”为年度号，使用自然年度；“CB”分别为出版类档案分类号，即“出版”类档案一级类目代号；“Y或C或D”为保管期限号，Y为永久代号、C为长期代号、D为短期代号；“1～n”为件号，不同的保管期限分别编流水件号。
（二）利用计算机进行管理
将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。
（三）排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。
（四）保管
1.出版档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2. 库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
3. 库房标准温度为14—
4. 档案入库时应检查帐、物相符。
5. 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（五）鉴定和销毁
1. 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2.档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校领导批准后，方可存毁。
3. 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（六）统计
1. 档案部门要确定专人负责统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆（室）内各种情况数据，按省档案局的要求及时报送各种报表。
2. 档案部门对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
六、出版档案的开发利用
（一）档案部门人员要熟悉库藏，努力开发利用出版档案信息资源，为提高本校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
（二）阅览
1. 馆（室）应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2. 健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（三）根据出版管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。
七、附 则
（一）本《规范》由本校档案部门负责解释。
（二）本《规范》自发文之日起施行。
海南医学院出版类档案归档范围和保管期限表
1.综合管理
1.1上级有关编辑出版工作的文件 短期
1.2本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永久
1.3本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永久
2.报纸 永久
3.刊物
3.1出版通知单，刊物、音像等出版物成品 永久
3.2编辑出版合同、协议书 长期
3.3获奖或受查处情况的文件材料 长期
3.4有参考价值的读者来信、重要评论 长期