海南医学院档案查阅利用规定

为了确保本校档案的安全，加强档案的管理，充分发挥档案信息为本校各项工作提供利用服务，对档案利用、借阅，特作如下规定：

一、凡本校教职工、学生，在说明利用档案的目的、范围和填写《海南医学院档案利用登记表》后，均可查阅利用本馆保存的属公开范围的档案。

　 二、本校人员如需查阅利用涉密档案，必须经分管档案工作的院领导和院保密委员会主任批准，并按“三密”件规定管理，利用后及时归还档案室。　　

　 三、外单位人员查阅利用亚洲通：开放档案，须持单位介绍信和个人有效证件，经馆领导批准或档案管理人员同意，填写《海南医学院档案利用登记表》后方可查阅。

　　四、电话查询档案只限咨询一般公开档案，由档案馆代为查找并回电查询者，同时进行登记。查询者要求将查档结果寄往查询单位的，必须凭单位介绍信并汇来服务费后办理。

五、凡委托他人代查有关个人档案(学籍、成绩和招生录取名册等)，须提供委托书与被委托人的身份证。如属查阅一般材料，手续齐全的，可提供查阅利用。

　 六、查阅利用档案，一般在档案阅览室查阅，不得随意带出。如确因工作需要，需经档案馆馆长或请示分管院领导同意，可借出公开范围的档案，并办理借阅手续。涉密档案、珍贵档案一律不外借，只限在档案阅览室查阅。

　　七、档案借出期限最长为七天，如期不能归还，向档案室申明理由，可办理续借手续，续借时间不得超过五天，借阅者用完档案后应立即归还。

　　八、查阅借用档案的人员必须保守档案秘密，确保国家秘密安全。违者将视问题性质和情节，根据有关规定严肃处理，甚至追究法律责任。

　　九、借阅档案人员必须保证档案的安全，对档案实体及其内容不得涂改、勾划、剪裁、拆散、抽页、调换；不得擅自摘录、复制、拍照；不得转借他人。确因工作需要摘录或复制档案 , 应对摘录和复制的档案内容，认真核对，严格把关，检查无误后，方可盖章，并注明原件档号及复印经办人，以示负责。

　　十、借阅和归还档案时，应严格履行签字登记手续，档案人员与借阅者双方在收发时应仔细清点检查，核对无误后，方可登记或注销。