海南医学院高等职业教育学院学生档案
管理规定实施细则
海医高职院[2008]22号
一、档案的收集
第一条 档案收集的内容
1、 成人教育学生档案：（1）成人高考信息表；（2）新生录取通知书复印件；（3）新生入学登记卡；（4）学习成绩单；（5）实习鉴定表、毕业论文；（6）毕业生登记表；（7）获奖材料；（8）团（党）材料。
2、高职高专档案：（1）中学（中专）阶段的档案材料；（2）新生入学登记卡；（3）高校毕业生登记表；（4）毕业实习鉴定（5）学习成绩单；（6）毕业证复印件；（7）团（党）材料；（8）获奖材料（表彰审批表）；（9）贷款材料。
3、团员档案：（1）入团志愿书；（2）组织鉴定；(3)团员奖励决定；（4）团内处分的调查；（5）本人的检查和组织决定等。
第二条 学生档案于新生入学一个月内由辅导员统一收齐交档案管理员。在学生档案调进时，应认真查看新生录取档案是否齐全，将材料归类登记，办理好交接手续。
第三条 建立学生个人档案。编写档案袋号（与学号统一号码），清查袋内材料，如有材料欠缺，应及时以班为单位，由辅导员将有关材料收集，交档案管理员，按专业、班级分类入柜，妥善管理。
二、档案存放及借阅制度
第四条 档案室内要做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，非工作人员未经允许不得随意进出。
第五条 每年要对学生档案作一次全面的核对、清理，防止档案的遗失和积压。
第六条 为确保学生档案的保密性和严肃性，除有关领导、辅导员因工作需要查阅外，其他人员不得借阅，如有特殊情况，须经主管领导签字同意后，方可借阅。档案一般不得借出，如有特殊情况要借出档案，须经主管领导签字同意后，凭借档报告借出，并按时归还（期限一般不超过一周）。
第七条 借阅（借出）档案时，档案管理人员应对袋内材料进行清点、核对；查阅者不得销毁、涂改档案中的任何材料，并填写档案借阅（借出）登记表。
第八条 学生毕业后，其档案可由学院保存二年。如超过二年后仍不转出的，学生与高职院签订毕业生档案委托管理协议书，办理续存手续，续存期间须缴纳一定的档案保管费，每年100元（不足一年按每月10元收取），最长时间不超过三年。如不签定毕业生档案委托管理协议书，按等同签协议执行，续存超过三年高职院不负责档案遗失等责任。
三、档案的转递寄发
第九条 转递档案必须检查档案有无错装、遗漏现象。认真填写“干部档案转递通知单”，严密包封，并在封口处贴上封条，加盖海南医学院高等职业教育学院公章。
第十条 高职高专毕业生档案，学生被有关单位录用的，可直接寄发录用单位；非单位录用的学生，学生档案可转递学生入学前户口所在地，或县（市）毕业生就业指导部门，或暂由学校管理。成人教育毕业生档案的转出一律由本人亲自领取或本人亲笔签名的委托书。
第十一条 单位或个人领取毕业生档案时，应由接收单位开出调档函，或出示身份证，由档案管理员检验证件，按机要件办理交寄手续（清点档案内容、页码，加盖密封章）。
第十二条 个人领取毕业生档案时，学生应认真检查档案的密封情况，并妥善保管，因由个人拆封造成的档案材料丢失、破损，责任自负。
第十三条 如学生因转学、退学、转专业等需转递档案的，管理人员要及时随学生的变动办理相关手续。
附件:
二○○八年四月八日
