第一章 总 则
第一条 为了加强和规范亚洲通：的物资设备采购、工程项目招投标等管理工作，提高资金使用效益，优化资源配置，促进学校事业发展，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等有关法律文件规定，结合亚洲通：实际，特制定本办法。
本《办法》所指物资设备是学校所属各部门（非独立法人）采购，由学校财务支付款项（或由部门经费、创收经费开支），用于教学、科研、党政、后勤、基建、实验、实习、医疗及学生日常生活等物品。
第二条 学校成立“物资招标和采购工作小组”（以下简称“工作小组”），“工作小组”由学校国有资产监督管理部（以下简称“国资部”）、纪检监察审计室、教职工监督委员会、工会办公室和相关技术人员组成，负责对物资采购过程的审查和监督。国资部是物资采购管理职能机构，具体负责组织实施大宗物资等招投标工作，根据不同需求，可从学校专家库邀请相关部门及专业人员参与招投标工作。
第二章 政府集中采购项目
第三条 凡纳入政府集中采购的项目（详见当年度《海南省省级政府采购目录》以下简称“目录”），申购单位须填写《海南医学院物资设备申购表》，办好相关审批手续后报国资部，由国资部统一上报省政府采购办实行集中采购。情况特殊或专业性很强的物资设备采购，经上报省政府有关部门审批后，按批准的采购方式组织或委托有资质的采购代理机构组织招投标采购。政府协议供货范围内的物品，一律按协议供货条例办理。
第四条 政府集中采购项目，正常情况下每学期集中上报省政府采购办采购一次，特殊情况酌情处理。
第三章 学校招标采购项目
第五条 政府集中采购范围外的物资（含教学、科研仪器设备），由学校国资部对常用的物品如教学用低值易耗品及办公用品（低值）进行归类并形成目录。学校“工作小组”根据归类目录对外进行公开招标物质采购供货商和服务商。经过综合评价，确定每类物品的供货商和服务商为1～3家。并将中标供货商和服务商及产品目录在校园网上公布，各申购部门可在以上范围内自行选择产品及其供货商和服务商。供货商和服务商必须在规定时间内以中标价对亚洲通：进行供货和服务。为了避免市场价格出现变动与中标价格存在差错等情况，规定每半年由学校“工作小组”组织招标一次。对一些特殊的或较少采购的，且批量价格在10000元以下的物品，由国资部负责牵头，组织纪检监察审计室及使用部门一起询价购买；批量价格在10000元以上的物品，由学校“工作小组”组织招标。
第六条 凡需经过相关代理商进行定购的教材、图书（含电子图书）等，一般应通过招投标的方式确定代理商，代理商的招投标由“工作小组”自行组织或由“工作小组”委托相关业务部门进行。学校原定的教材、图书归口采购单位，其相关的经费使用管理，应严格按学校财务管理制度执行。
第七条 物资设备采购定点单位的选定，如车辆维修、汽油添购、苗木绿化、食堂物资采购、办公家具采购等都必须集体讨论，统一采用招标形式和程序确认。已实行后勤社会化的项目，由项目法人负责并征求学校法人代表认同。
第八条 教学设备的维修由各单位向国资部提出申请，国资部组织相关技术人员检测并报价，经纪检监察审计室审计后，再组织维修。
第九条 未纳入政府集中采购范围及学校招投标范围的采购项目如窗帘等由使用单位提出，国资部派人现场测量并做出预算，经纪检监察审计室核定价后，由国资部组织实施。
第四章 学校招标采购工作要求
第十条 物资设备采购实行购前申报制度。每学期开学后第十周前由各部门将物资设备购置申报计划报到国资部，国资部结合学校的财务预算，根据教学、科研、党政管理、后勤工作的需要，制定下学期全校物资购置计划。
第十一条 物资设备采购实行强化集中采购、信息与决策权分离的原则。
信息与决策权分离：使用物资设备的部门应提供不少于3家以上销售单位的具体情况和所购物资设备的全面技术信息，供国资部等实地考察、招标和评标。物资设备实地考察，根据需要，原则上由国资部主持，“工作小组”成员和物资使用部门负责人等参加。大宗物资设备采购原则上必须实行招标，特殊情况下无法进行招标的，采取询价采购办法实施。
第十二条 设备购置招标的评标，本着公开、公平、公正的原则进行。参加评标的人员原则上由国资部组织，物资使用部门、“工作小组”成员等负责人和专家库相关专家组成（根据情况定），参加评标的人员根据招标单位（或投标人）的书面评标报告（投标书），经过集体研究确定中标单位（供货商）。
第十三条 被列入学校物资设备购置计划，且经招标确定供货单位以后，原则上由国资部主持采购，特殊情况可委托使用部门实施。
第十四条 大宗物资设备，未纳入学校计划的物资设备购置，必须事先落实经费来源，办理经费审批手续，否则不得实施购置行为。未经批准进行购置的，一律不予财务报销。
第五章 招标文件的制定
第十五条 国资部根据物资招标项目的要求，负责草拟招标文件。有关物资的技术参数等指标部分由申购部门提供品牌及型号，由国资部补齐技术参数并审核招标文件。
第十六条 由“工作小组”全体会议或以其他方式讨论，确定招标文件。“工作小组”负责人签批后，交国资部操作。无学校法人代表签批的招标文件无效。学校法人代表可出具委托书，授权代理人在招标文件中签字。
第十七条 在招标文件制定过程中，如需要进行设备价格及品牌确定的，由国资部主持，“工作小组”及有关物资使用部门派员进行合议、确认和审签，并将之作为制定招标文件及结算的依据。
第六章 确定评标小组
第十八条 “工作小组”确定项目评标小组，项目评标小组成员必须为单数，由采购部门和专家组成，其中专家由学校专家库中产生，人数占项目评标小组人数的三分之二及以上，必要时可以聘请校外专家。投标人、投标单位主要负责人的近亲属以及与投标人有经济利益关系或其他利害关系的人不能作为项目评标小组成员。
第七章 招标方式及操作程序
第十九条 根据海南省政府采购中心采用招标方式的做法，确定学校物资采购时，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等方式采购。“工作小组”根据采购项目的不同情况，报主管校领导批准后，确定采用何种采购方式。
第二十条 公开招标
1、发布招标公告：“工作小组”根据招标文件，将项目概况、招标内容、招标要求等，通过学校网络以及公示栏发出项目招标公告。具有相应资质要求的法人单位可按要求携带有关资料到指定地点报名。两个以上的法人单位可组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。联合体各方承担连带责任，并按资质等级较低的单位确定资质等级。
2、确定投标人：项目评标小组负责组织审查待选投标人送达的文件资料，必要时组织考察待选投标人提供的样品及现场。资格审查不合格者，不得参加投标，不退回有关资料。每个项目待选投标人一般为3～8家。
3、开标及评标：“工作小组”按照招标文件的要求主持召开评标定标工作会议，公布项目评标小组成员及组长名单，并负责向项目评标小组报告本次招标过程和投标人的情况，公布评标定标原则及办法。
4、确定中标单位：项目评标小组按评标原则及办法进行评标，确定第一标为第一中标人；第二标为第一候补中标人，依此类推。中标人确定后，本次招标工作结束，该项目评标小组解散，国资部负责处理有关后续工作。
第二十一条 邀请招标
国资部和“工作小组”共同审查，拟定3家及以上的邀请投标人，报经批准后确定为投标人，由“工作小组”发出邀标通知。
第二十二条 竞争性谈判
1、确定邀请谈判单位：项目评标小组和国资部共同审查拟定3家以上谈判单位，由“工作小组”报经批准审定后发出谈判通知。
2、逐步谈判、确定中标单位：由项目评标小组、国资部和专家组成的3人以上的谈判小组，确定谈判方式、定标原则及办法。谈判小组根据谈判方式逐一与投标人就谈判文件提出的实质性要求和对报价文件响应程度进行审议，并逐家单一进行谈判，各投标人报价不得超过三次，并按照定标原则及办法确定候选投标人。
第二十三条 询价
根据采购项目需要，采购计划报批后，由“工作小组”、国资部和专家组成的3人以上单数的“询价小组”，对3家以上的供应商就项目需求提出的实质性要求和提交响应程度进行对比评议，以性能价格比最高、售后技术服务最好为原则确定中标人。
第二十四条 单一来源
由采购部门提供供应商，国资部根据项目性质报经批准审定后，由“工作小组”抽取代表组成3人以上单数的“采购小组”，就价格和有关商务问题与单一来源的供应商进行洽谈确定。
第二十五条 第二十条至第二十三条招标方式的中标人确定后，其他工作程序参照公开招标办法进行。
第八章 采购合同与采购项目的验收
第二十六条 各类物资采购合同必须根据学校对外签订合同的有关规定，由国资部负责与经招标、评标程序确定的供方商家和服务商签订供货及服务合同（合同中有关技术性等方面的要求由各业务国资部或申购单位负责审定）。
第二十七条 物资采购的报帐：各单位应提供资产验收单、固定资产增加单、采购原始发票、相关合同申报计划表、审计报告等，按学校的财务规定进行。到货并安装合格后10天内要及时组织验收，对不合格的物资，要立即报告并及时办理退货、索赔手续，以免造成损失。
第二十八条 进口免税仪器设备由国资部办理确定外贸代理机构、机电办批文、报关与免税、商检等相关手续。若有特殊情况，经报国资部认定同意后，外贸代理机构可由申购单位自定。
第九章 采购的监督与责任
第二十九条 学校物资采购工作接受教职工监督委员会、纪检监察审计室、财务和广大教职工的监督。任何单位和个人有权对学校采购过程的违法违纪行为进行举报。
第三十条 纪检监察审计室负责对采购工作的执法监察，参与大宗物质设备及工程项目的招投标及谈判，发现问题及时纠正，严肃查处违纪人员。
第三十一条 纪检监察审计室负责对采购的招标过程及标底价格组成的真实性、合理性、合法性实行监督和审计。
第三十二条 国资部负责对采购资金的使用进行审核监督与管理，有权对不符合规定的采购资金提出拒付，并告知财管中心。
第十章 附则
第三十三条 本办法自发布之日起试行，由学校纪检监察审计室、国资部负责解释。
