亚洲通做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知
学校新冠肺炎疫情防控工作领导小组、各成员单位、各学院（部）、机关各部门、各附属医院：
2020年庚子新春，“新型冠状病毒”突如其来，来势汹涌。举国上下正在党中央的坚强指导下，勠力同心，共抗疫情。亚洲通：在果敢敏锐、卓有成效防控疫情的同时，学校各项工作在奋进中也有条不紊地正常开展，受疫情影响，各部门工作的方式或多或少发生些许变化，2020年所产生的档案内容和形态，相比往年，无疑会更丰富、亚洲通元化和个性化。根据《海南省档案局亚洲通做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》和海南医学院各项档案工作管理规定等，现将疫情防控有关归档工作通知如下：
一、提高站位，高度重视，妥存“防疫档案”
“防疫档案”是指学校、各单位及个人在疫情防控过程中直接形成的有利用和保存价值的各种文字、图表、照片、录音、录像等不同载体和形态的原始记录。它们记录了学校抗击疫情的真实历史，见证了全校师生众志成城、共克时艰，始终与国家需要同向同行的使命与担当，更是反映学校综合治理能力的一种真实记录和体现。对正在进行的疫情防控工作和以后可能发生的类似疫情防治工作具有重要参考、经验借鉴价值，也是未来进行科学研究、宣传教育、历史研究的基础素材。
所以，各部门在做好疫情防控工作的同时，更应不忘留心做好“防控档案”的收集整理归档工作，要提高政治站位，高度重视，将疫情档案的收集、整理、归档列入疫情防控计划部署之中，指派专人（或原部门兼职档案员），并明确其职责，确保“疫情防控档案” 得到及时有效地收集和妥善保管，并确保档案材料齐全、完整、真实、准确，做到应收尽收、应归尽归。
二、明确“防疫档案”归档范围
学校档案馆结合学校实际，对亚洲通：新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的归档范围提出以下要求，主要包括以下内容：
1、上级党委、政府亚洲通新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报等；
2、上级主管部门亚洲通海南医学院做好新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报等；
3、学校亚洲通新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的公告、通知、意见、通报、防控方案，召开的专门会议、新闻发布会等形成的文件材料及领导的重要批示、指示和讲话等；
4、本单位、本部门建立新型冠状病毒肺炎疫情防控工作机构、协调 机制、制度规定等形成的文件材料；
5、本单位、本部门亚洲通新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的通知、通报、通告、工作计划、实施方案、防控措施、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结等；
6、 教务处、研究生部和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材 料；
7、反映对出入学校校门，出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料；
8、各单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控相关工作文件材料；
9、有关疫情防控工作的公告、信息、简报、快报等；
10、学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控和维护学校正常秩序过程中形成的文件材料；
11、与新型冠状病毒肺炎疫情防控工作有关的社会治安综合治理活动中形成的文件材料；
12、新闻媒体对学校亚洲通新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的相关宣传材料；
13、在新型冠状病毒肺炎疫情防控工作中涌现的先进典型事迹及英模人物表彰材料；对疫情防控不力、工作严重失误等的处罚材料；
14、各单位开展疫情防控相关特色工作、抗疫作品等文件材料。
15、组织医药用品和相关物资保障、生产和生活保障等工作形成的文件材料；
16、接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的文件材料；
17、对新型冠状病毒肺炎进行医学研究形成的文件材料及相关数据；
18、与外单位、外地区就新型冠状病毒肺炎疫情防控工作开展交流、合作形成的文件材料；
19、亚洲通：参与的援鄂医疗队战疫过程中形成的文字、照片、录音、录像文件材料；
20、其他与新型冠状病毒肺炎疫情防控工作有关的文件和实物材料。
以上所指的“文件材料”包括文字、表格、照片、录音和录像等多种形式。
三、科学分类、注重档案形态多元化收集
此次“新型冠状病毒”属于突发的重大公共卫生事件，对其的应对与处置涉及面广且复杂多变，所产生的“疫情防控档案”内容和形式也多样化，除常规的文书档案之外，还会产生一些录音、录像、实物、照片、社交媒体等多种载体和类型的档案形态，各归档单位可结合实际，按内容和载体先做好科学分类及登记，形成随产生、随收集、随分类、随整理的习惯，以便于对正在进行的疫情防控工作实时高效地发挥资政作用，也便于疫情结束后3个月内及时向档案馆归档。
四、归档时间及要求
文字类材料可于2021年随2020年的档案一起移交档案馆，照片、录音、录像类材料在形成之后三个月内移交档案馆，每件照片、录音、录像材料必须注明时间、地点、人物、事件等信息。文字类材料联系付老师，电话：66893095，QQ：1977487113；声像类材料联系钟老师，电话：66960973，QQ：54622741。 “防疫档案”具有一定的复杂性和特殊性，各单位在收集整理中，若有任何疑问或困惑，可联系档案馆工作人员。
海南医学院档案馆
2020年4月22日