亚洲通做好2019年度录音录像和照片档案归档工作的通知

各部门（单位）：

为了及时、有效地做好学校在2019年形成的录音录像和照片档案的收集、整理工作，根据海医学〔2019〕150号发布的《海南医学院录音录像档案工作规范（暂行）》和《海南医学院照片档案管理工作规范》（可在校档案馆网站查看）的要求，现将2019年录音录像和照片档案的归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

请各部门（单位）对照《海南医学院声像档案归档范围及保管期限表》（见附件1）梳理本部门（单位）于2019年形成的应归档的录音录像和照片档案材料，由多部门参与的重大活动应由主要承担部门负责归档。

二、归档要求

1、归档的录音录像和照片档案材料必须是原版、原件（特殊原因除外），声音、图像完整、清晰。

2、格式要求。归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MP4、MPEG或AVI为通用格式，归档的照片以JPG、JPEG和TIF为通用格式，如不是通用格式应转换为通用格式。

3、进行初步的整理。

（1）分类。录音、录像和照片应分开存放。按录音、录像和照片的类别建立三个文件夹，分别用于存放本部门的录音、录像和照片档案材料。在相应的文件夹内再按一次活动或一个事件建立子文件夹，用于存储该活动（事件）产生的录音、录像或照片档案材料，子文件夹的命名为“日期+事件”，如“20190910 海南医学院庆祝第35个教师节表彰大会”。

（2）初步挑选。对照片进行初步的挑选，对反映同一内容的若干张数码照片，选择其中具有代表性和典型性的；同一场景的控制在三张以内。所选照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。

（3）填写文字说明。应对归档的每一个录音、录像文件及每一张照片填写适当的文字说明。文字说明以在活动（事件）子文件夹内建立excel表的形式填写。录音录像档案的文字说明及要求见附件2。照片档案的文字说明及要求见附件3.

三、归档时间及要求

1、各部门（单位）将应归档的材料按以上要求整理好后于2020年4月30日前移交到档案馆技术管理室。可以用U盘或移动硬盘离线移交，数据量不大的可以在线移交。移交时附移交清单，移交清单建附件4.

2、请各部门对照附件1严格梳理本部门（单位）应归档的材料范围，若无材料移交的请提供说明（纸质版），并由部门主管领导签名盖章。

3、逾期未移交或未提供说明的部门将在校内通知及档案馆网上公布。

联系人：钟老师，电话：66960973，邮箱：1476715130@qq.com。地址：图书馆六楼东侧档案馆技术管理室。

附件1.《海南医学院声像档案归档范围及保管期限表》

附件2.录音录像档案的文字说明

附件3.照片档案的文字说明

附件4.移交清单

      附件.rar

海南医学院档案馆

                              2020年1月2日