亚洲通开展2019年度档案归档工作的通知

各部门（单位）：

为了做好学校综合档案的收集、整理工作，根据《海南医学院各部门归档范围和保管期限表》的要求，请各部门将2019年的综合档案整理好后于2020年4月30日前送交综合档案室（图书馆六楼），电子版请发送至综合档案公共信箱（hyzonghedangan@126.com）。具体要求如下：

1、 党办、校办的各类发文要求纸质一式两份及电子文件。

2、各部门（单位）需按照兼职档案员培训时的要求进行初步的整理。

（1）装订：将归档文件以“件”为单位装订好，注意每件材料的排列顺序（参见培训课件第24页）。

（2）标注页码：每一件用铅笔在文件右下方标页码；

（3）分类、分保管期限：按照归档范围中所列的类目分类，每一类中再按照保管期限再分。如：教务处移交材料时，将材料分成JX11-JX18八类，其中JX11中的材料再按照永久、长期、短期排放。

3、移交档案时需填写《归档文件材料移交清单》（一式两份），清单目录顺序要和原文件顺序一致，对于校内的各类发文要备注有无《文件呈批表》，对于各类合同、协议要备注有无《办文呈批单》，经档案馆验收合格后双方签字完成档案移交。

4、各部门（单位）应根据实际情况将本部门在教育教学及管理过程中形成的重要文字材料（含电子版）一并归档。

5、各部门（单位）在教育教学及管理过程中形成的实物档案一并归档。

6、因特殊原因不能按时移交档案的请说明情况由主管领导签字后报送档案馆。逾期未移交或未提供延迟移交档案说明的部门将在校内通知及档案馆网上公布，并与部门（单位）、个人的年度考核挂钩。

海南医学院档案馆

                               2019年12月25日