海南医学院党群、行政类档案工作规范
为了加强本校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）业务建设，逐步实现党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》、《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学校实际，特制定本规范。
一、党、政档案工作的基本原则
（一）凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
（二）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
（三）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各院、系、部、处、室中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”；布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
（四）学校各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案部门做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
（五）努力实现党、政档案工作的现代化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥作用。
二、党、政文件材料归档范围
（一）反映学校党、政部门职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件一、附件二。
（二）本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（五）不归档范围是：
1. 上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料,征求意见未定稿的文件；
2. 本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，本校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3. 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4. 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
三、党、政档案的保管期限
党、政档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
具体保管期限见附件一、附件二。
四、党、政文件材料的归档流程
（一）形成与积累
1. 年初各部门布置工作时，同时布置形成积累党、政文件材料的任务。
2. 部门专、兼职档案员按党、政档案归档范围和保管期限表分别积累党、政文件材料，并定期进行整理。
3. 归档的党、政文件材料应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4. 部门产生的文件材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。
（二）整理方法
归档文件以件为整理单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1. 装订
归档文件应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边整齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
2. 分类方案
党、政档案为一级类目。归档文件采用年度—问题—保管期限分类法，即先将归档文件按其形成年度分类，每个年度下按问题（即：党群类或行政类）分类，再在党群类或行政类下面按保管期限分为永久或定期。
3. 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目（即：保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4. 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，即在同一保管期限内按文件排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的问题项、保管期限项填写其代码。
5. 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
6. 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
7. 备考表
备考表置于盒内文件之后，并填写表内项目内容，其中盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（三）归档时间
党、政文件材料于次年3月前，由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门，由档案部门最后整理归档和制作全引目录并于6月底前将其目录报省档案局登记。
五、党、政档案的管理
（一）分类编号
1. 党群（行政）类档案档号=年度号+党、政档案分类号+保管期限号+件号
其模式如下：
20××-DQ-Y或30或10-1～n
20××-XZ-Y或30或10-1～n
“20××”为年度号，使用自然年度；“DQ” 、“XZ”分别为党群、行政类档案分类号，即“党群”、“行政”类档案一级类目代号；“Y或30或
（二）利用计算机进行管理
将著录数据存贮于计算机档案管理软件中，利用计算机进行整理、检索、统计、编制全引目录等。
（三）排架
在全宗内将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。
（四）保管
1. 党、政档案必须保存在符合规范的档案保存场所内。
2. 库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。
3. 库房标准温度为14—
4. 档案入库时应检查帐、物相符。
5. 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
（五）鉴定和销毁
1. 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2.档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校领导批准后，方可存毁。
3. 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
（六）统计
1. 档案部门要确定专人负责统计，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆（室）内各种情况数据，按省档案局的要求及时报送各种报表。
2. 档案部门对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。
六、党、政档案的开发利用
（一）档案部门人员要熟悉库藏，努力开发利用党、政档案信息资源，为提高本校管理、教学、科研水平、社会效益和经济效益服务。
（二）阅览
1. 馆（室）应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
2. 健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（三）根据党、政管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，为利用者服务。
七、 党、政档案工作岗位责任制
（一）分管档案工作的校领导职责
1．组织学习贯彻国家有关档案工作的方针、政策和法规，把档案工作列入学校工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件。
2．定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
（二）分管档案工作的部门领导职责
1. 组织本校人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作。
2. 加强同档案馆（室）联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3. 做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
（三）学校档案部门负责人职责
1．负责制定党、政档案的工作计划、规划，进行季、年度的本部门工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施。
2．对本部门人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务。
3．组织本部门人员参加政治和业务学习，组织全校专（兼）职人员的档案业务培训。
4．负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函查档工作，负责党、政档案业务工作对外联系。
5．调查了解本校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议。
6．完成有关领导交办的事宜。
（四）党、政档案管理人员职责
1．指导、监督、检查、协助有关人员做好党、政文件材料的形成、积累和整理归档工作。
2．负责党、政档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。
3．积极开发党、政档案信息资源，为学校各项工作及社会利用档案史料服务。
4．贯彻执行党和国家亚洲通保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。
八、附 则
（一）本《规范》由学校档案部门负责解释。
（二）本《规范》自发文之日起施行。
附件1
海南医学院党群类档案归档范围和保管期限表
1. 党务综合
1.1本校党的代表大会、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料 永久
1.1.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会
议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
1.2本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中
心组会议记录、纪要、决议及讨论通过的文件材料 永久
1.3 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久
1.4 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
1.5 以党委名义召开的工作会议材料 永久
1.6 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校形成的文件材料 永久
1.7 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久
1.8 党委工作简报、大事记 永久
1.9 党群系统启用和作废印章的文件和印模 永久
1.10 党群系统重要统计材料 永久
1.11 党委各部、委、总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 30年
1.12 党委保密、秘书工作的有关文件 30年
1.13 重要的群众来信来访及处理材料 30年
1.14 党委与有关机关联系、协调工作的来往文件 30年
1.15 分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、
调查材料、会议记录和统计表、建党工作、人员奖励及有关材料 30年
1.16 上级党组织有关党的建设的文件材料 10年
2. 纪检
2.1纪检工作中形成的综合性报告、调查材料、会议记录、统计
2.2 纪检工作规章制度 30年
2.3 党员处分、复查材料
2.4 群众来信来访及处理意见 10年
2.5 上级纪委亚洲通纪检工作的文件 10年
3. 组织
3.1 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3.2 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
3.3 副科级以上干部任免、调动、和离休报告、决定、批复、通知等 永久
3.4 副科级以上干部名册 永久
3.5 党员名册 永久
3.6 总支、支部改选报告、审批材料 30年
3.7 发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 30年
4. 宣传教育
4.1 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
4.2 反映本校重大活动的剪报及图表 永久
4.3 教职工政治思想工作动态及调查材料 30年
4.4 理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
4.5 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、计划、报告、总结 永久
4.6 学生思想政治工作典型调查材料和统计 30年
4.7 亚洲通学生政治工作队伍的选拔、管理文件 30年
4.8 各系政治工作人员名单 30年
4.9 上级亚洲通宣传工作、学生工作的文件 10年
5. 统战
5.1本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久
5.2统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
5.3本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久
5.4 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久
5.5 统战工作重要会议记录 永久
5.6 台、港、澳和侨务工作材料 30年
5.7 上级亚洲通统战工作的文件 10年
6. 工会
6.1 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久
6.2教职工代表大会暨工会会员代表大会
6.2.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材料 永久
议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
6.3表彰工会先进集体个人的材料、名单 30年
6.4 处分会员的有关材料 30年
6.5 基层工会干部名册 永久
6.6 会员名册 永久
6.7 妇女工作材料 30年
6.8 家属工作材料 30年
6.9 工会委员会会议记录、纪要 10年
6.10 上级有关工会工作的文件 10年
7. 团委
7.1共青团代表大会、学生代表大会的文件材料
7.1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、
讨论通过的文件、决议、纪要、简报、主席团会议记录等文件材 永久
7.1.2 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会
议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材 30年
7.2 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久
7.3 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
7.3.1校外受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
7.4 处分团员的材料及复查材料 30年
7.5批准入团、离团材料及名单 永久
7.6 团干部名单、团员名册 永久
7.7 团委会议记录 30年
7.8 学生会文件、材料 30年
7.9 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 30年
7.10 各分团委的有关材料 30年
7.11 研究生会的有关材料 30年
7.12 团委牵头进行的重大活动的有关材料 30年
7.13 勤工俭学、社会实践有关材料 30年
7.14 上级亚洲通共青团的工作文件 10年
附件2
海南医学院行政类档案归档范围和保管期限表
1．行政综合
1．1 全校性的规章制度 永久
1．2 学校年度、工作计划、报告、总结 永久
1．3 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
1．4 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
1．5 学校评估材料 永久
1．6 全校性的工作会议、专题会议文件 永久
1．7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 永久
1．8 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
1．9 本校向上级的请示及其批复 永久或30年
1．10 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久
1．11 年度报表及综合统计 永久
1．12 启用印章的文件及印模 永久
1．13 本校历史沿革、情况介绍 永久
1．14 本校大事记、简报、信息、动态等 永久
1．15 校史工作材料 永久
1．16上级机关、上级领导检查、视察本地区、本校工作时形成的文件材料
1．16．1 重要的 永久
1．16．2 一般的 30年
1．17 群众来信来访文件材料 30年
1．18 校友工作材料 30年
1．19 校庆工作材料 30年
1．20 院、系、所、中心统计年报及重要资料 30年
1．21 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 30年
1．22 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 30年
1．23 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 30年
1．24 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 30年
1．25 本校各单位的请示及学校的批复 永久或30年
1．26 上级有关与本院、所、中心的来文 10年
1．27 普选工作材料 10年
1．28上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
1．28.1 重要的 永久
1．28．2 一般的 10年
1．29 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件的材料 10年
2．人事
2.1 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永久
2.2 亚洲通机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久
2.3人事统计报表、职工名册、人事考核、职称评审工作文件材料 永久
2.4 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久 2.5 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
2.5.3 受本校表彰、奖励的 30年
2.6 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
2.7 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久
2.8 教师进修计划、安排、总结 30年
2.9 教师工作量的规定及执行情况 30年
2.10 教师业务考核材料 30年
2.11 职工录用、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、
死亡、抚恤等文件材料 永久
2.12 职工调动工作的行政、工资关系介绍信和存根 永久
2.13 本校人事工作的规章制度、规定、办法等文件 30年
2.14 上级机关有关人事工作的文件 10年
3.监察、审计
3.1 本校监察、审计工作方面的规章制度 30年
3.2 监察、审计工作计划、总结、调查报告 30年
3.3 监察、审计工作统计年报及重要报表 永久
3.4 上级有关监察、审计工作的文件 10年
4.武装、保卫
4.1 本校复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 永久
4.2 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书永久
4.3 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复 永久
4.4 本校武装、保卫的工作计划、总结、规章制度、报告调查材料 30年
4.5 本校武装、保卫工作统计年报及重要报表 30年
4.6 消防、军训等业务性文件材料 30年
4.7 上级有关公安保卫、武装、人防、民兵工作的文件 10年
5. 总务
5.1 本校后勤工作规章制度、工作计划、报告、调查材料 30年
5.2国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
5.2.1 重要的 永久
5.3 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
5.4 职工住房分配、出售的规定、方案、细则 30年
5.5 职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
5.6与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
5.6.1 重要的 永久
5.7本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 永久
5.8 车辆工作的有关文件材料 10年
5.9 伙食工作的有关材料 10年
5.10 校园绿化工作的有关材料 10年
5.11 上级有关后勤工作的文件 10年
6. 档案、图书、文博
6.1 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久
6.2 档案、图书、文博规章制度 30年
6.3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 30年
6.4 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 30年
6.5 档案馆指南、全宗介绍及统计 永久
6.6 上级有关档案、图书、文博工作的文件 10年